Questo articolo fa parte di una serie di approfondimenti sulla fatturazione elettronica. Per saperne di più, consulta tutte le News sulla fatturazione elettronica oppure contattaci.
Qualche settimana fa abbiamo introdotto quella che sarà la novità principale del 2019 per ogni azienda d'Italia.
Ma, tecnicamente parlando, come funziona la fatturazione elettronica? I fattori in gioco sono cinque:
- le aziende (che inviano e ricevono le fatture)
- la fattura elettronica
- i "fornitori" della fattura elettronica
- il sistema di interscambio
- l'archiviazione digitale
Le aziende
Ogni azienda (o pubblica amministrazione o privato) deve essere identificata univocamente per permettere al nuovo sistema di fatturazione elettronica (e quindi allo stato) di riconoscere tutti gli attori.
Per cui quando dovrai inviare una fattura elettronica a un'altra azienda, dovrai prima farti dare il suo codice; viceversa dovrai dare il codice della tua azienda a chi ti dovrà inviare una fattura.
Qual è questo codice? Se la tua azienda si avvarrà di un fornitore per le fatture elettroniche, sarà lui a mettertelo a disposizione. In caso contrario, tale codice sarà rappresentato dalla PEC della tua azienda.
La fattura elettronica
La fattura elettronica è un semplice file XML che contiene le informazioni riguardanti la fattura, come: il cedente prestatore, il committente, i prodotti venduti (o i servizi prestati) con relativi prezzi e quantità, le informazioni sui pagamenti...
La registrazione di questi dati nel file XML deve seguire uno standard, stabilito dallo stato Italiano e pubblicato in un documento ufficiale di specifiche.
I fornitori della fattura elettronica
Sono delle aziende che si sono accreditate con lo stato per fungere da intermediari tra l'azienda e il sistema di interscambio. Servirsi di un fornitore semplificherà notevolmente la tua gestione delle fatture elettroniche, perché ti doterà di un software di comunicazione con il sistema di interscambio e di archiviazione digitale della fattura.
Il fornitore ti assegnerà un codice che comunicherai alle aziende che ti devono inviare delle fatture elettroniche. Il sistema di interscambio utilizza questo codice per spedire digitalmente la fattura al tuo fornitore, che poi la recapiterà automaticamente al tuo software e la archivierà.
Tra qualche giorno parleremo del sistema di interscambio e dell'archiviazione digitale, continuando questo ciclo di articoli di approfondimento. Nel frattempo, non farti cogliere impreparato e contattaci per compiere il grande passo!