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Qualche settimana fa abbiamo descritto gli attori (e i fattori) in gioco della nuova fatturazione elettronica che diventerà obbligatoria a partire da gennaio 2019.
- le aziende (che inviano e ricevono le fatture)
- la fattura elettronica
- i "fornitori" della fattura elettronica
- il sistema di interscambio
- l'archiviazione digitale
Oggi parleremo del sistema di interscambio e dell'archiviazione digitale.
Il sistema di interscambio
Semplificando, è il mezzo tramite cui inviare e ricevere le fatture elettroniche: quando invierai una fattura elettronica, il sistema di interscambio legge il codice del privato (o della pubblica amministrazione) a cui la fattura è destinata e provvederà automaticamente a recapitarla e a registrarla; allo stesso modo, riceverai automaticamente le fatture elettroniche a te destinate tramite il tuo codice di identificazione.
Non sarà possibile scavalcare il sistema di interscambio: sarà un fattore imprescindibile. Le modalità di comunicazione con il sistema invece sono diverse:
- tramite PEC: consigliato per chi invia/riceve poche fatture; ti sarà assegnato un indirizzo di posta elettronica certificata a cui inviare le fatture elettroniche; allo stesso modo le fatture elettroniche a te destinate ti verranno recapitate alla tua casella pec. Resta necessario l'utlizzo di un software per creare e leggere la fattura elettronica in formato xml.
- tramite App: consigliato per chi invia/riceve poche fatture; sviluppata dall'agenzia delle entrate; se sei in possesso di credenziali Entratel, Fisconline o Spid potrai usare l'app per creare le fatture e inviarle al sistema di interscambio. Non è quindi necessario l'utlizzo di un altro software per la creazione e la lettura della fattura elettronica.
- tramite Gestionale: consigliato per chi invia/riceve tante fatture; se utilizzi un gestionale per la gestione delle fatture, può essere modificato in modo tale che comunichi automaticamente con il sistema di interscambio in modo da avere il minimo disagio dovuto a questo importante cambiamento.
L'archiviazione digitale
È detta anche conservazione sostitutiva. Le fatture inviate e ricevute e le eventuali note di credito dovranno per legge essere conservate digitalmente per 10 anni (secondo l'attuale codice civile) per permetterne la consultazione da parte dell'Agenzia delle Entrate (o di autorità competenti) in caso di accertamenti. Gli scaffali con le fatture in formato cartaceo verranno così sostituiti da supporti digitali.
Abbiamo quindi elencato quelle che da gennaio 2019 faranno parte della vita lavorativa di tutte le aziende, compresa la tua. Il tempo a disposizione per metterti in regola è poco, si parte il 1 gennaio 2019.
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